Ta sama ściereczka, która rano przetarła deskę sedesową, po południu ląduje na blacie w firmowej kuchni. Nikt nie robi tego celowo. Wystarczy, że wszystkie ścierki w wózku są jednakowe, a pracownik zmiany popołudniowej nie wie, do czego używała ich osoba z rannej zmiany. Tak przenosi się zanieczyszczenia między strefami, a bakterie z toalety trafiają na klamki, biurka i powierzchnie mające kontakt z żywnością. Prosty sposób, żeby temu zapobiec, stosują szpitale, zakłady spożywcze, hotele i profesjonalne firmy sprzątające: kodowanie kolorami.

Chodzi o to, żeby każda strefa obiektu miała przypisany kolor, a ścierki, mopy, wiadra i rękawice używane w tej strefie były właśnie w tym kolorze. Pracownik nie musi nic pamiętać ani się zastanawiać. Widzi czerwoną ścierkę, więc wie, że służy ona wyłącznie do sanitariatów i nie może trafić nigdzie indziej. Kodowanie kolorami kosztuje niewiele, szybko się go uczy i daje wyraźny efekt: mniej zakażeń krzyżowych, łatwiejszy nadzór nad ekipą i lepszy wynik kontroli sanitarnej.

Z tego przewodnika dowiesz się, jak działa system kolorów, jaki podział stref przyjąć w biurze, gastronomii, placówce medycznej czy zakładzie produkcyjnym, jakie akcesoria trzeba skompletować i jak wprowadzić cały system w firmie krok po kroku, tak żeby rzeczywiście działał, a nie tylko wyglądał dobrze na papierze.

Czym jest kodowanie kolorami w sprzątaniu

Kodowanie kolorami (ang. colour coding) to metoda organizacji pracy, w której obiekt dzieli się na strefy o różnym stopniu ryzyka higienicznego, a każdej strefie przypisuje się jeden kolor. Wszystkie narzędzia wielokrotnego użytku używane w danej strefie, czyli ściereczki, nakładki mopów, wiadra, a często także rękawice i butelki ze spryskiwaczem, mają ten sam kolor. Obowiązuje jedna zasada: akcesorium w danym kolorze nie opuszcza swojej strefy.

Taki system rozwiązuje trzy problemy jednocześnie:

• Zapobiega zakażeniom krzyżowym. Drobnoustroje z toalety czy kosza na odpady nie trafiają na blaty, biurka i powierzchnie, które mają kontakt z rękami lub żywnością.
• Nie zależy od pamięci i znajomości języka. Kolor rozpoznaje się od razu, więc system działa także przy dużej rotacji personelu, pracownikach tymczasowych i zespołach wielojęzycznych.
• Ułatwia kontrolę. Kierownik obiektu, audytor czy inspektor sanepidu od razu zobaczy nieprawidłowość, np. czerwony mop w kuchni. Przy ścierkach w jednym kolorze taki błąd jest niewidoczny.

Trzeba pamiętać, że kodowanie kolorami nie zastępuje prawidłowego mycia i dezynfekcji. Brudna ściereczka we właściwym kolorze nadal rozprowadza brud. Kolory porządkują przepływ narzędzi, ale czystość zależy od dobrze dobranej chemii, właściwego rozcieńczenia i regularnego prania akcesoriów.

Najpopularniejszy podział: cztery kolory

Nie ma jednej ustawowej normy, która narzucałaby kolory, ale w branży utrwalił się czterokolorowy schemat. Stosują go producenci profesjonalnych akcesoriów i większość firm sprzątających, dlatego ścierki czy nakładki mopów w tych czterech barwach łatwo dokupić. Klasyczny układ wygląda tak:

Ważne jest rozdzielenie czerwonego i żółtego. W wielu firmach „łazienka” to jedna strefa i ta sama ściereczka myje najpierw sedes, a potem umywalkę i baterię. Przy umywalce wszyscy myją ręce, więc przeniesienie tam zanieczyszczeń z muszli podważa sens higieny rąk. Dlatego w łazience obowiązują dwa kolory.

Część obiektów, zwłaszcza placówki medyczne i zakłady spożywcze, dodaje piąty lub szósty kolor, np. biały dla stref sterylnych albo pomarańczowy lub fioletowy dla pomieszczeń izolacyjnych czy stref o specyficznym ryzyku. To rozsądne rozszerzenie, pod warunkiem że cały zespół zna jego znaczenie. Lepiej jednak mieć cztery kolory przestrzegane w stu procentach niż sześć, w których nikt się już nie orientuje.

Jak dopasować kolory do rodzaju obiektu

Schemat czterech kolorów to punkt wyjścia. W praktyce trzeba go przełożyć na plan konkretnego budynku. Poniżej przykłady najczęstszych typów obiektów.

Biuro i obiekt usługowy

W typowym biurze wystarczą zwykle trzy kolory: czerwony (toalety), żółty (umywalki i pozostała część łazienek) i niebieski (open space, gabinety, sale spotkań, korytarze, recepcja). Jeśli w biurze jest kuchnia lub aneks z ekspresem i zlewem, dochodzi zielony. To miejsce często się pomija, a właśnie tam gąbki i ścierki bywają najbardziej zanieczyszczone. Niebieski warto przypisać także klamkom, poręczom, przyciskom w windach i klawiaturom wspólnych urządzeń, czyli powierzchniom dotykanym przez wiele osób dziennie.

Gastronomia i HoReCa

W restauracji, stołówce czy hotelowej kuchni zielony obejmuje całą strefę produkcji i wydawania posiłków, a sanitariaty dla gości i personelu dostają czerwony i żółty. Sala konsumpcyjna jest zwykle niebieska. Kodowanie kolorami dobrze wpisuje się w system HACCP, bo pokazuje w praktyce, że zakład kontroluje zagrożenie zanieczyszczenia krzyżowego. Wiele kuchni stosuje dodatkowo osobne kolory desek i noży do surowego mięsa, ryb czy warzyw. To odrębny system dotyczący przygotowania żywności i nie należy mylić go z kolorami akcesoriów do sprzątania. Warto opisać oba w dokumentacji, tak żeby się nie nakładały.

Placówki medyczne, gabinety, domy opieki

Tu wymagania są najwyższe, a system kolorów bywa częścią procedur kontroli zakażeń. Oprócz czterech podstawowych kolorów stosuje się często osobny kolor dla izolatek i sal o podwyższonym ryzyku oraz jednorazowe ściereczki w strefach krytycznych. Liczy się też kolejność sprzątania: zawsze od stref najczystszych do najbrudniejszych, a w obrębie pomieszczenia od góry do dołu.

Zakłady produkcyjne i magazyny

W zakładach przemysłowych warto zaplanować kolory tak, żeby oddzielić biura, zaplecze socjalne (szatnie, jadalnie) i sanitariaty od hal produkcyjnych. W halach często używa się mocniejszej chemii i maszyn czyszczących. Tam, gdzie produkuje się żywność, kody kolorów często obejmują też szczotki, ściągaczki i łopatki, bo każdy przedmiot, który dotyka produktu lub linii, musi mieć przypisaną strefę.

Szkoły, przedszkola, obiekty sportowe

Duża liczba użytkowników, a co za tym idzie intensywnie używane sanitariaty, przebieralnie i stołówki, sprawia, że kolory przydają się szczególnie w placówkach oświatowych i obiektach sportowych. W szatniach i przy prysznicach obowiązuje żółty, w toaletach czerwony, na salach i korytarzach niebieski, a w stołówce i kuchni zielony.

Co musi mieć swój kolor — lista akcesoriów

System działa tylko wtedy, gdy obejmuje wszystkie narzędzia wielokrotnego użytku, którymi przenosi się brud. Jeśli ścierki są kolorowe, a mop i wiadro wspólne, zakażenia krzyżowe nadal występują, tylko przez podłogę. Pełny zestaw dla każdej strefy obejmuje:

• Ściereczki z mikrofibry do przecierania powierzchni. To podstawa systemu, bo tych akcesoriów zużywa się najwięcej i najłatwiej je pomylić. W naszej ofercie w czterech kolorach (czerwony, żółty, niebieski, zielony) dostępne są m.in. ERGON ściereczka z mikrofibry 30×30 cm oraz CRYSTAL ściereczka z mikrofibry 40×40 cm.
• Nakładki mopów: płaskie, paskowe lub sznurkowe. Jeśli nie możesz kupić nakładek w kolorach, oznacz stelaże i kije kolorową taśmą albo klipsem, a nakładki pierz i przechowuj w osobnych, opisanych pojemnikach dla każdej strefy.
• Wiadra i wózki: osobne wiadra na każdą strefę lub przynajmniej kolorowe wkłady w wózku serwisowym. Szczególnie ważne jest oddzielne wiadro dla toalet.
• Rękawice: przy toaletach warto zakładać rękawice innego koloru niż w strefach ogólnych, np. gumowe gospodarcze do sanitariatów i nitrylowe jednorazowe do reszty. Najważniejsze jest to, żeby rękawice zdejmować i zmieniać przy przejściu do innej strefy.
• Butelki ze spryskiwaczem z preparatami. Oznacz je kolorem strefy i koniecznie opisz zawartość. Ta sama butelka z preparatem kwasowym do sanitariatów nie powinna trafić do kuchni.
• Szczotki, ściągaczki, pady: przede wszystkim szczotki do WC, które nigdy nie opuszczają kabiny, oraz ściągaczki do wody w strefach mokrych.

Nie trzeba od razu wymieniać wszystkiego. Najwięcej daje wprowadzenie kolorowych ściereczek i oddzielenie mopa oraz wiadra do toalet. To niewielki wydatek, a usuwa najczęstsze drogi przenoszenia zanieczyszczeń. Pozostałe elementy można uzupełniać przy kolejnych zamówieniach.

Wdrożenie systemu kolorów krok po kroku

Sam zakup kolorowych ścierek nie wystarczy. Jeśli ludzie nie wiedzą, co oznacza dany kolor, albo nie mają warunków, żeby zasad przestrzegać, system przestaje działać po kilku tygodniach. Poniżej sprawdzona kolejność działań.

Krok 1. Zinwentaryzuj obiekt i wyznacz strefy

Weź plan budynku i przypisz każde pomieszczenie do strefy. Zwróć uwagę na miejsca graniczne: aneks kuchenny w pokoju socjalnym, umywalkę przy wejściu do kuchni, łazienkę dla personelu połączoną z szatnią. Rozstrzygnij je jednoznacznie na piśmie, bo niejasna granica to pierwsze miejsce, w którym zasady przestają być przestrzegane.

Krok 2. Ustal schemat kolorów i spisz go

Zdecyduj, ilu kolorów potrzebujesz, i przygotuj prostą tabelę: kolor, strefa, jakie powierzchnie. Jeśli z obiektu korzysta kilka firm, np. Twoja ekipa i zewnętrzny serwis, uzgodnijcie jeden wspólny schemat. Dwa różne systemy w jednym budynku są gorsze niż brak systemu.

Krok 3. Policz zapotrzebowanie na akcesoria

Liczba ściereczek zależy od liczby pomieszczeń i przyjętej zasady wymiany. Profesjonalny standard to czysta ściereczka na każde pomieszczenie lub określoną powierzchnię, a nie jedna ściereczka płukana w wiadrze przez całą zmianę. Dolicz zapas na pranie i suszenie, bo zestaw roboczy jest w użyciu, gdy drugi schnie. Przy mopach licz podobnie: osobna czysta nakładka na każde pomieszczenie o podwyższonym ryzyku.

Krok 4. Oznacz obiekt i wózki

Powieś przy wejściu do pomieszczeń gospodarczych i w magazynku środków czystości kolorową tablicę ze schematem. Świetnie sprawdzają się piktogramy (sedes, umywalka, biurko, talerz) obok kolorowego pola, bo są zrozumiałe bez znajomości języka. Wózek serwisowy zorganizuj tak, żeby akcesoria każdego koloru miały swoje stałe miejsce.

Krok 5. Przeszkol zespół

Krótkie szkolenie przy wózku daje więcej niż kilkustronicowa instrukcja. Pokaż kolory, wyjaśnij, dlaczego czerwony nigdy nie wychodzi z toalety, omów kolejność sprzątania i zasady zmiany rękawic. Szkolenie powtarzaj przy każdym nowym pracowniku. W firmach z dużą rotacją najłatwiej zrobić to w formie krótkiego instruktażu przy pierwszej zmianie.

Krok 6. Zorganizuj pranie z podziałem na kolory

To etap, który najczęściej zawodzi. Brudne ściereczki ze wszystkich stref trafiają do jednego worka, a potem do pralki. Samo pranie w wysokiej temperaturze ogranicza ryzyko, ale bezpieczniej jest zbierać zużyte akcesoria do osobnych, opisanych pojemników i prać je oddzielnie, zaczynając od stref najczystszych. Dobrej jakości mikrofibra wytrzymuje wysoką temperaturę i setki cykli prania. Na przykład ściereczki ERGON z naszej oferty można prać do 95°C i wytrzymują one 300 cykli prania, więc intensywne użytkowanie się opłaca.

Krok 7. Kontroluj i poprawiaj

Wpisz sprawdzanie kolorów do regularnych kontroli jakości: czy w kuchni nie leży niebieska ścierka, czy wiadro z toalety nie stoi na korytarzu, czy zapas akcesoriów w każdym kolorze jest wystarczający. Braki w zapasie to najczęstszy powód łamania zasad, bo gdy kończą się zielone ściereczki, pracownik sięgnie po najbliższą. Dlatego zapasy uzupełniaj z wyprzedzeniem.

Kolejność sprzątania: od czystego do brudnego

Kolory rozdzielają narzędzia, ale ogromne znaczenie ma też kolejność pracy. Obowiązują dwie zasady:

• Od stref najczystszych do najbrudniejszych. Najpierw biura i korytarze (niebieski), potem kuchnia (zielony, choć w wielu obiektach sprząta się ją przed strefami ogólnymi ze względu na kontakt z żywnością), a na końcu łazienki: najpierw umywalki (żółty), a na samym końcu toalety (czerwony).
• W pomieszczeniu od góry do dołu i od czystego do brudnego. Najpierw półki, lustra i parapety, potem blaty i umywalki, a podłoga na końcu. W toalecie deska i muszla są ostatnie przed podłogą.

Jeśli harmonogram wymusza inną kolejność, np. sprzątanie toalet w godzinach szczytu, przed przejściem do kolejnej strefy trzeba koniecznie zmienić rękawice i umyć ręce, a akcesoria z poprzedniej strefy odłożyć do zamkniętego pojemnika w wózku.

Najczęstsze błędy przy kodowaniu kolorami

• Kolory tylko na ścierkach. Mop i wiadro wspólne dla całego obiektu przenoszą zanieczyszczenia z toalet na całą podłogę budynku.
• Jeden kolor na całą łazienkę. Połączenie toalety i umywalki w jedną strefę to najczęstsza luka w systemie.
• Brak zapasu w każdym kolorze. Gdy kończą się akcesoria danego koloru, pracownicy zaczynają improwizować i system przestaje działać.
• Wspólne pranie wszystkiego. Starannie rozdzielone w pracy ściereczki spotykają się w jednym worku i w jednej pralce.
• Różne schematy w jednym obiekcie. Własna ekipa używa czerwonego do toalet, a firma zewnętrzna do kuchni. To prosta droga do poważnego błędu.
• Brak oznaczeń i szkoleń. System, który zna tylko kierownik, nie działa na zmianie nocnej ani w weekend.
• Wyblakłe i zniszczone akcesoria. Ściereczka sprana do nieokreślonej barwy przestaje pełnić swoją funkcję. Zużyte akcesoria wymieniaj regularnie.

Ile kosztuje wprowadzenie systemu kolorów

W porównaniu z innymi inwestycjami w higienę kodowanie kolorami jest wyjątkowo tanie. Ściereczki z mikrofibry kupuje się i tak, więc wybór wariantu kolorowego zwykle nie podnosi kosztu. Dodatkowy wydatek to głównie osobne wiadro i mop do toalet, kilka pojemników na brudne akcesoria i tablice informacyjne. Z drugiej strony są realne korzyści: mniej absencji chorobowych wynikających z przenoszenia drobnoustrojów w miejscu pracy, spokojniejsza kontrola sanepidu lub audyt klienta, a w firmie sprzątającej także argument w przetargach i rozmowach z klientami, którzy coraz częściej pytają o standardy higieniczne.

Warto też zauważyć, że dobra mikrofibra wytrzymuje setki prań, więc przy prawidłowej pielęgnacji koszt jednego użycia ściereczki jest bardzo niski, znacznie niższy niż przy tanich ścierkach, które trzeba szybko wyrzucać.

Najczęściej zadawane pytania

Czy kodowanie kolorami jest obowiązkowe?

Polskie przepisy nie narzucają konkretnych kolorów akcesoriów do sprzątania. Zakłady żywnościowe muszą jednak zapobiegać zanieczyszczeniom krzyżowym w ramach systemu HACCP, a placówki medyczne mają obowiązek stosowania procedur ograniczających zakażenia. Kodowanie kolorami to jeden z najprostszych i najlepiej udokumentowanych sposobów spełnienia tych wymagań, dlatego w praktyce często oczekują go audytorzy i klienci.

Jakie kolory stosować, skoro nie ma jednej normy?

Najbezpieczniej wybrać popularny schemat czterech kolorów (czerwony: toalety, żółty: pozostałe powierzchnie sanitarne, niebieski: strefy ogólne, zielony: strefy żywności), bo stosuje go większość producentów akcesoriów i firm sprzątających. Najważniejsze, żeby w jednym obiekcie obowiązywał jeden spisany schemat.

Czy mogę prać ściereczki z różnych stref razem?

Wysoka temperatura prania ogranicza ryzyko, ale dobrą praktyką jest zbieranie i pranie akcesoriów osobno według kolorów, zwłaszcza oddzielanie czerwonych od zielonych. Dzięki temu nawet przy niedokładnym praniu zanieczyszczenia z toalet nie trafiają na ściereczki kuchenne.

Czy system kolorów sprawdzi się w małej firmie?

Tak. W małym biurze wystarczą trzy lub cztery kolory ściereczek i osobny zestaw do toalety. Koszt jest symboliczny, a korzyść taka sama jak w dużym obiekcie: sanitariaty są oddzielone od biurek i kuchni.

Co zrobić, gdy akcesoria nie są dostępne w danym kolorze?

Oznacz je kolorową taśmą, opaską lub klipsem na kiju albo uchwycie i przechowuj w opisanym pojemniku przypisanym do strefy. Ważne, żeby oznaczenie było trwałe i widoczne na pierwszy rzut oka.

Podsumowanie

Kodowanie kolorami to jedna z najtańszych i najbardziej skutecznych zmian w organizacji sprzątania. Wymaga podziału obiektu na strefy, przypisania im kolorów, skompletowania akcesoriów, przeszkolenia zespołu i pilnowania kilku prostych zasad, z których najważniejsza brzmi: kolor nie opuszcza swojej strefy. Efekt to mniej zakażeń krzyżowych, łatwiejsza kontrola pracy i lepszy wizerunek firmy w oczach klientów, pracowników i inspektorów.

W WTA PERFEKT pomagamy skompletować wszystko, czego potrzeba do wdrożenia systemu kolorów: ściereczki z mikrofibry w czterech kolorach, mopy i stelaże, wiadra, rękawice, butelki ze spryskiwaczem oraz profesjonalną chemię do każdej strefy. Doradzimy, ile akcesoriów potrzeba dla Twojego obiektu, i przygotujemy ofertę hurtową. Zapraszamy do kontaktu: tel. +48 798 125 074, e-mail biuro@wtaperfekt.com.